Tutorial Cara Membuat Mail Merge di Microsoft Word 2016


Pernah tahu apa itu Mail Merge? Nah, melansir dari Google Sites, mail merge adalalah alat yang memungkinkan pengguna untuk membuat beberapa jenis surat, label, amplop, nametag, dan lainnya dengan mudah.

Jenis-jenis surat tersebut nantinya akan dibuat menggunakan informasi yang disimpan dalam spreasheet ataupun database dokumen.

Lalu, bagaimana cara membuat Mail Merge? Caranya mudah. Tapi yang terpenting yaitu kamu memerlukan dokumen Word (baik itu yang sudah ada sebelumnya atau yang baru) serta daftar nama penerima Mail Merge.

Cara Membuat Mail Merge di Ms Word

Dengan adanya Mail Merge, kamu akan sangat terbantu membuat sebuah surat yang isinya sama untuk penerima berbeda dalam waktu singkat.



Selain untuk surat, Mail Merge dapat digunakan pula untuk membuat sertifikat, label, dan amplop. Ada 2 jenis dokumen yang biasa digunakan dalam membuat mail merge, yaitu:

  • Dokumen Master, dokumen utama yang isinya sama untuk semua penerima.
  • Data Source, yaitu dokumen yang isinya khusus untuk setiap penerima, misal nama dan alamat penerima. Biasanya data cource dapat berupa data di Excel Access, Contact pada Outlook dan sebagainya.

Dalam artikel ini, OKEGUYS akan menjelaskan tutorial menggunakan Mail Merge di Microsoft Word. Apa saja tahapannya? Langsung simak ulasan berikut ini:

Mail Merge Microsoft Word

1. Buka dokumen Word yang ada, atau buat yang baru.
2. Dari tab Mailings, klik perintah Start Mail Merge dan pilih Step-by-Step Mail Merge Wizard dari menu drop-down.

Panel Mail Merge akan muncul dan memberi arahan melalui 6 langkah utama untuk menyelesaikan penggabungan. Contoh berikut menunjukkan bagaimana cara membuat formulir dan menggabungkannya dengan daftar penerima:



Step 1:

Dari jendela Mail Merge di sisi kanan jendela Word, pilih jenis dokumen yang ingin kamu buat. Misalnya, pilih Letters. Kemudian klik Next: Starting document.

mail merge microsoft word

Step 2:

Pilih Use the current document, kemudian klik Next: Select recipients untuk beralih ke Step 3.

membuat mail merge word

Step 3:

Sekarang kamu memerlukan daftar alamat sehingga Word secara otomatis dapat menempatkan setiap alamat ke dalam dokumen. List bisa berada pada file yang sudah ada, seperti buku kerja Excel, atau kamu bisa mengetik list alamat baru dari dalam Wizard Mail Merge.



membuat mail merge word

Pilih Use an existing list, kemudian klik Browse untuk memilih file. Cari file Microsoft Word kamu, kemudian klik Open.

Jika list alamat ada di dalam buku kerja Excel, pilih worksheet yang berisi daftar itu, lalu klik OK.

Dalam kotak dialog Mail Merge Recipients, Anda dapat mencentang atau hapus centang setiap kotak untuk mengontrol penerima yang akan digabungkan. Secara default, semua penerima harus dipilih. Setelah selesai, klik Close.

Kemudian klik Next: Write your letter.Jika kamu tidak memiliki list alamat yang ada, kamu dapat mengklik tombol Type a new list dan klik Create, kemudian ketik daftar alamat kamu secara manual.

Step 4:

cara membuat mail merge word

Sekarang kamu siap untuk menulis surat (mail merge). Ketika itu dicetak, setiap salinan dari surat itu pada dasarnya sama. Hanya data penerima (seperti nama dan alamat) yang berbeda.

Oleh karena itu, kamu harus tambahkan placeholder untuk data penerima sehingga Mail Merge mengetahui persis di mana tempat untuk menambahkan data.

Menyisipkan data penerima:

  • Tempatkan titik penyisipan dalam dokumen di mana kamu ingin informasinya muncul.
  • Pilih salah satu opsi placeholder. Misalnya, pilih Address block.
  • Sebuah kotak dialog akan muncul dengan berbagai pilihan sesuai selera. Pilih opsi yang diinginkan, lalu klik OK.
  • Sebuah placeholder akan muncul dalam dokumen kamu.
  • Tambahkan placeholder lain yang diinginkan. Misalnya, menambahkan sebuah placeholder Greeting line, di atas tubuh surat.
  • Setelah selesai, klik Next: Preview your letters. Untuk beberapa surat, kamu hanya perlu menambahkan Address blok dan Greeting line. Tapi kamu juga dapat menambahkan lebih banyak placeholder (seperti nama recipients atau addresses) dalam tubuh surat.

Step 5:

cara membuat mail merge word

  • Preview suratnya untuk memastikan informasi dari daftar penerima muncul dengan benar dalam surat itu. Anda dapat menggunakan panah gulir kiri dan kanan untuk melihat setiap versi dokumen.
  • Jika semuanya sudah benar, klik Next: Complete the merge.

Step 6:

cara menggunakan mail merge word

  • Klik Print untuk mencetak surat.
  • Sebuah kotak dialog akan muncul. Tentukan, apakah kamu ingin mencetak semua surat, Current document (record) atau hanya jenis surat tertentu.
  • Kemudian klik OK.
  • Kotak dialog Print akan muncul. Ubah setelan cetak jika diperlukan, lalu klik OK. Surat-surat pun akan dicetak.

Nah, itulah tadi tutorial cara menggunakan Mail Merge dan cara membuat Mail Merge di Microsoft Word, dirangkum OKEGUYS dari berbagai sumber.

Semoga tutorial di atas bermanfaat ya, Goodguys!

Seberapa menarik artikel ini? Komen di bawah ya..

      Leave a reply

      OKEGUYS
      Logo
      Register New Account
      Reset Password