Tutorial Cara Membuat Mail Merge Gambar di Microsoft Word 2007 dan 2010


Sering menggunakan Microsoft Word, pasti pernah tahu tentang mail merge. Apa itu mail merge?

Melansir dari Google Sites, pengertian mail merge adalah alat yang memungkinkan pengguna untuk membuat beberapa jenis surat, label, amplop, nametag, dan lainnya dengan mudah.

Dengan Mail Merge, kamu akan terbantu membuat sebuah surat yang isinya sama untuk penerima berbeda dalam waktu singkat, termasuk mail merge gambar.

Lalu, bagaimana cara membuat Mail Merge gambar? Caranya mudah. Tapi sebelumnya kamu memerlukan dokumen Word (baik itu yang sudah ada sebelumnya atau yang baru) serta daftar nama penerima Mail Merge gambar tersebut.



Cara Membuat Mail Merge Gambar di Ms Word

cara membuat mail merge gambar microsoft word

Pada artikel kali ini, OKEGUYS akan menjelaskan tutorial cara membuat mail merge gambar dengan sumber data dari Microsoft Word.

Karena selain untuk surat, Mail Merge bisa digunakan untuk membuat katalog, kartu ujian berfoto, surat bertanda tangan, dan sebagainya.

Berikut langkah-langkah membuat mail merge gambar di Word yang bisa kamu ikuti step by step:

1. Pertama, kamu perlu membuat data source Microsoft Excel dan dokumen master di Microsoft Word. Caranya:



  • Siapkan file gambar untuk katalog dan simpan dalam folder yang sama dengan dokumen mail merge.
  • Kemudian, buatlah data source di Microsoft Excel 2007 atau 2010 dan simpan dalam format Excel 97 – 2003 (.xls) dengan nama menu. Pastikan Nama Gambar sesuai dengan nama file gambar.
  • Lalu, buka dokumen baru Ms Word 2007 atau 2010. Buat dokumen master berupa tabel dan simpan dalam format Ms Word 97 – 2003 (.doc).

Catatan:

Alasan mengapa dokumen Word dan Excel harus disimpan dalam format 97-2003, karena fitur IncludePicture yang akan digunakan pada mail merge gambar tidak bisa digunakan di Word 2007 dan 2010 (ada masalah bug).

2. Kedua, kamu perlu menggabungkan data source dengan dokumen master. Caranya:

  • Di dalam dokumen master Ms Word, pilih menu Mailings >> Start Mail Merge >> Start Mail Merge >> Directory.
  • Lalu, sisipkan data source dengan cara buka menu ‘Mailings’, lalu pilih ‘Start Mail Merge’ dan klik ‘Select Recipients’.
  • Pilih Use Existing List. Kemudian cari lokasi dokumen (menu.xls) pada kotak dialog Select Data Source dan klik Open.
  • Masukkan data pada masing-masing tempat. Caranya, taruh kursor di samping tulisan Kode:.
  • Kemudian pada Mailings tab, pilih Write & Insert Fields dan klik Insert Merge Field lalu pilih Kode.
  • Lakukan hal yang sama pada Snack:.
  • Selanjutnya sisipkan gambar. Klik pada kolom kedua tabel.
  • Pada Insert tab, pilih Illustrations, kemudian klik Picture dan cari lokasi gambar.
  • Klik salah satu gambar katalog. Kemudian, klik tanda panah pada tombol Insert dan pilih Link to File.
  • Perbesar ukuran gambar dengan cara: pilih menu Picture Tools >> Format >> Size. Lalu aturlah nilai Height atau Width untuk mengatur lebar dan tinggi gambar.
  • Tekan tombol ALT + F9 untuk menampilkan kode field.
  • Hapus nama file gambar.
  • Pastikan posisi kursor masih berada di posisi nama file gambar (roti) yang sudah dihapus.
  • Kemudian pada menu tab Mailings, pilih Write & Insert Fields.
  • Klik Insert Merge Field setelahnya dan pilih Nama_Gambar.
  • Selanjutnya kamu perlu menambahkan satu kode lagi supaya gambar sesuai dengan datanya masing-masing.
  • Pastikan posisi kursor masih berada di posisi nama file gambar yang sudah dihapus.
  • Kemudian pada tab menu Mailings, pilih Write & Insert Fields, klik Insert Merge Field dan pilih Nama_Gambar.
  • Kamu perlu menambahkan satu kode lagi agar gambar sesuai dengan data masing-masing.
  • Pilih teks {MERGE FIELD Nama_Gambar}.jpg dan tekan tombol CTRL + F9 untuk membuat kurung kurawal.
  • Pada posisi setelah kurung kurawal pembuka, ketik IF TRUE.
  • Tekan tombol ALT + F9 untuk menyembunyikan kode field.
  • Klik tombol menu tab Mailings, klik Preview Results. Lalu klik tanda panah untuk berpindah antar data/record.
  • Apabila masih ada yang ingin diubah, klik lagi tombol Preview Results dan lakukan perubahan sesuai keinginan.
  • Untuk menyimpan hasil mail merge Microsoft Word yang sudah dibuat, klik tombol Finish & Merge dan pilih Edit Individual Documents.
  • Bila tidak ada lagi perubahan, langsung klik All dan OK.

Nah, itulah tadi tutorial cara membuat mail merge di Microsoft Word yang dalam artikel ini lebih fokus membahas cara membuat mail merge gambar yang datanya bersumber dari Word. Semoga bermanfaat, ya.

Seberapa menarik artikel ini? Komen di bawah ya..

      Leave a reply

      OKEGUYS
      Logo
      Register New Account
      Reset Password