Tutorial Cara Berbagi Notes/Notebook di Microsoft OneNote 2016


Microsoft OneNote 2016 adalah alat pencatatan gratis yang punya banyak fungsi untuk memudahkan pekerjaan kamu nih, Goodguys!

Bukan cuma proyek pekerjaan untuk diri sendiri, tetapi juga cocok bagi kamu yang ingin berkolaborasi dalam menggarap proyek bersama orang lain seperti kolega atau keluarga.

Berkaitan dengan itu, OKEGUYS dalam artikel berikut akan menjelaskan tutorial cara berbagi buku catatan (notebooks) di Microsoft OneNote 2016.

Cara Berbagi Notes di Microsoft OneNote 2016

Untuk membagikan catatan menggunakan OneNote 2016 ke orang lain, pastikan notebook kamu sudah disinkronkan ke akun OneDrive kamu secara online, sehingga orang lain memiliki akses ke sana.



Dengan sinkronisasi itu pula, share notes Microsoft OneNote akan lebih mudah karena secara otomatis terhubung ke internet. Namun, itu tidak berarti langsung berlaku bagi orang lain, ya. Jadi, data kamu tetap aman.

Nah, untuk mengakses berbagai tools untuk share notes di OneNote 2016, silahkan klik “File” pada menu ribbon.

Di bagian layar belakang, klik “Share” pada daftar item di sebelah kiri.



1. Cara Berbagi Notebooks dengan Orang Lain Melalui Email

Di Microsoft OneNote 2016, kamu dapat mengundang orang lain untuk melihat atau mengedit notebooks kamu dengan cara mengirimkan email ke mereka menggunakan opsi “Share with People” pada layar “Share Notebook”.

Perlu diingat, hanya orang yang kamu undang secara khusus yang dapat mengakses notebook tersebut. Opsi “Share with People” adalah default, jadi ini dipilih secara otomatis pada layar “Share Notebook”.

Masukkan nama atau alamat email di kotak “Type names or email addresses”. Jika kamu memasukkan nama yang ada di buku alamat Outlook, kamu akan diminta memasukkan nama atau alamat email yang akan dituju.

Selanjutnya, kamu dapat mengklik tombol “Search the Address Book for contacts” di sebelah kanan kotak “Type names” atau ” alamat email.



Kemudian, untuk membagikan notebook kamu dengan beberapa orang, berikan titik koma di antara setiap alamat email.

Saat kamu berbagi notebook dengan orang lain, kamu bisa memilih untuk memperbolehkan mereka menampilkan notes ataupun mengizinkan mereka mengedit notebooks sekaligus.

Untuk menentukan apakah mereka bisa mengedit notebooks tersebut, silahkan kamu pilih “Can Edit” atau “Can View” dari daftar drop-down pada sebelah kanan kotak “Type names” atau alamat email.

Jika kamu ingin memasukkan pesan untuk penerima email, masukkan notebooks tersebut pada kotak di bagian bawah alamat email.

Klik “Share” untuk mengirim link ke orang yang kamu pilih untuk berbagi notebook.

Nantinya, orang lain yang kamu bagikan buku catatan akan langsung ditambahkan ke daftar “Shared with” di bagian bawah layar.

Jika kamu memutuskan untuk mencabut akses untuk seseorang yang kamu ajak berbagi notebooks sebelumnya, klik kanan pada orang di daftar “Shared with” dan pilih “Remove User”. Kamu juga dapat mengubah izin untuk orang tersebut di bagian ini.

Orang yang kamu kirimi undangan (invitation) akan menerima email yang berisi tombol “View in OneDrive”.

Saat mereka mengklik tombol “View in OneDrive” pada pesan email, buku catatan akan terbuka di OneNote Online, tergantung pada izin yang kamu setting untuk mereka.

Jika kamu mengizinkan orang untuk mengedit notebooks yang kamu bagikan tersebut, silahkan ketik tombol “Edit to Browser” yang tersedia di OneNote Online.

2. Cara Berbagi Notebook di OneNote 2016 dengan Link

Berbagi buku catatan OneNote menggunakan tautan (link) bisa dilakukan. Caranya, mirip seperti langkah-langkah berbagi notes di Microsoft OneNote melalui email, yang sudah dijelaskan pada poin sebelumnya.

Perbedaan utamanya adalah saat kamu berbagi notes dengan orang lain melalui email, kemudian ingin mencabut akses itu, kamu harus menghapus setiap nama pengguna secara terpisah.

Namun, berbagi notes di OneNote 2016 menggunakan tautan memungkinkan kamu untuk mencabut akses tersebut dari orang lain hanya dengan satu klik saja.

Untuk mendapatkan link berbagi, silahkan buka layar “Share Notebook” seperti yang dibahas di awal artikel. Klik “Get a Sharing Link” di bawah opsi “Share”.

Untuk mendapatkan link berbagi yang akan memungkinkan pengguna melihat notebook, tetapi tidak dapat mengeditnya, klik “Create Link” di sebelah kanan “View Link”.

Tautan akan ditampilkan dalam kotak di bawah “View Link”. Lalu pilih teks tautan dan tekan Ctrl + C pada keyboard untuk menyalinnya.

Kamu bisa mengirim email link ke orang yang ingin kamu ajak berbagi notes. Kamu juga dapat berbagi tautan dengan orang lain menggunakan media sosial, instant messaging software, tautan di situs web, atau metode lain apa pun yang sesuai.

Saat mereka mengklik link dalam pesan email tersebut, notes pun akan terbuka di OneNote Online, seperti saat menggunakan opsi “Share with People” yang sudah dijelaskan sebelumnya.

Jika kamu ingin berkolaborasi pada notebooks dengan orang lain dan mengizinkan mereka membuat perubahan pada notes, klik tombol “Create Link” di sebelah kanan “Edit Link”.

Sama seperti “View Link”, kamu akan mendapatkan link yang dapat kamu salin dan kirimkan ke seseorang.

Untuk mencabut akses ke notebooks tersebut, cukup klik tombol “Disable Link” di samping jenis tautan yang ingin kamu nonaktifkan.

Dengan begitu, setiap orang yang tadinya memiliki link tersebut tidak akan dapat mengakses notebook itu lagi.

Nah, itulah dua cara berbagi notes atau notebook di Microsoft OneNote 2016 dengan pengguna lain, melalui alamat email dan link (tautan).

Semoga langkah-langkah di atas dapat membantu pekerjaan kamu ya, Goodguys. Selamat mencoba!

Sumber: How to Geek

Seberapa menarik artikel ini? Komen di bawah ya..

      Leave a reply

      OKEGUYS
      Logo
      Register New Account
      Reset Password